【MS365】Microsoft Purview で保持ポリシー運用検証。実際に検証してみてわかったことまとめ

はじめに

SharePoint上でのアイテムの保持ポリシー検証として、Microsoft Purviewの保持ポリシーの検証を行いました。その時のポリシー発動時の検証結果をまとめます。

なお検証対象はラベルポリシーとアイテム保持ポリシーの2つであり、アイテムの作成日時（または最終更新日時）から開始して保持期間経過後、自動削除するポリシーとします。

前提条件

検証時のMS365ライセンスはE3ライセンスであり、高度なポリシー制御はできないライセンスとなっております。

また本検証結果は個人の検証結果であることから、確実に正しいかはご自身の環境で見られることをおすすめします。

検証のための環境整備・手順

以下の手順で環境の準備・検証を実施しました。

ラベルポリシー

• 2種のラベルポリシーの作成（何もしないポリシーと保持期間経過後自動削除ポリシー）
• 2種のポリシーを検証用SharePointサイトに発行
• 各アイテムに保持ラベルをそれぞれ付与
• ポリシー発動後の挙動を検証

アイテム保持ポリシー

• 保持期間経過後自動削除ポリシーの作成
• ポリシー発動後の挙動を検証

ポリシー発動の検証結果

当初ポリシーが発動するとSharePoint上から管理者アカウントであっても閲覧できない完全削除される、保持期間中はいかなる理由であっても削除不可と思っておりましたが、どうやら挙動が違うということがわかりました。

ラベルポリシーの検証結果

• 自動削除は「ゴミ箱」に移動する
• 「ゴミ箱」からの復元は可能
• 「ゴミ箱」から「第2段階のゴミ箱」への移動も可能（その逆（復元）も可能)
• 保持期間内で待っても削除を繰り返すと、「PreservationHoldLibrary」からも削除可能
• ポリシーの期限どおりには削除ポリシーは発動しない（最大3日程度遅延）
• ドキュメントライブラリ配下のアイテム（Excelとか）だけでなくSharePointリストアイテムも対象とできる

なお「第２段階のゴミ箱」および「PreservationHoldLibrary」は管理者アカウントのみがアクセス可能な環境のため、実質的には一般アカウントからはアクセスできない環境ではあるが、管理者アカウントなら何でもできてしまうというのが、現時点でのラベルポリシーの検証結果となりました。

アイテム保持ポリシーの検証結果

予想はしてましたが、ラベルポリシーとほぼ同じ結果となりましたが、現時点で１点だけ違うのがSharePointリストのアイテムは発動条件から５日経ちましたが、まだ削除されておりません。

まとめ

以上で、『【MS365】Microsoft Purview で保持ポリシー運用検証。実際に検証してみてわかったことまとめ』でした。

私の検証方法が誤っているのかもしれませんが、ポリシーで削除＝管理者でも復元不可と思っていましたが、ゴミ箱にアイテムがいたことに別の意味で驚きました。

もしかしたら「特定の期間アイテムを保持」ではなく「特定の期間が経過したときにのみアイテムを削除」にすると削除されるのかもしれませんが、設定した期日で削除されないことには変わりないかもしれませんが、一度検証して改めて追記いたします。