はじめに
SharePointサイト上で、文書管理する際、ドキュメントライブラリを用いて文書管理すると思いますが、１サイトでドキュメントライブラリ配下のフォルダ毎にそれぞれアクセス権を分けて管理したい場合の作業手順です。
この手順を実行すればユーザには自分にアクセス権があるフォルダだけが表示されるようになりますので、使い勝手の面でも向上すると思います。
構築手順
構築手順抜粋
イメージは以下のような構成となります。※Copilotで作成しました。
- フォルダのアクセス権設定で必要な数だけSharePointグループを作成する（アカウント単位でもいいがメンテナンスが煩雑になるのでSharePointグループでの設定を推奨）
- ドキュメントライブラリのフォルダの上位からのアクセス権の継承は削除し、必要なグループを残す形で固定のアクセス権を付与する
SharePointグループの作成
※サイトデザイン権限があるアカウント（管理用アカウント）での作成を前提としてます。
- 対象のSharePointサイトのサイトコンテンツ＞サイトの設定をクリック
- 「ユーザとグループ」をクリック
- 「グループの作成」をクリック
- 任意のグループを作成する
フォルダの固有権限の設定
- ドキュメントライブラリ（ドキュメント）にフォルダーを作成する
- 作成したフォルダの三点リーダ―（…）をクリック
- 「アクセス許可の管理」をクリック
- 「アクセス許可を管理」画面右上の三点リーダー（…）をクリック
- 「詳細設定」をクリック
- 作成したフォルダの「ユーザとグループ」画面が表示されているので、左上の「権限の継承を中止」をクリック
- 画面左上が「固有の権限の削除」になっていたらOK
- 作成したフォルダにある不要なSharePointグループを削除
【固有の権限付与時の注意点】
はじめにでも触れましたが、固有の権限にすれば個人単位でも好きなように設定できますが、サイトのSharePointグループとの差異が生まれ、サイトアクセス権はないがドキュメントだけあるような状態になり、管理しづらくなりますので、いらないグループを削除する方法が保守するうえでは最もわかりやすいのではと考えてます。
まとめ
以上で、『【SharePoint】社内SE向け、SharePointグループ単位でドキュメントライブラリのフォルダに個別のアクセス権を付与する方法』でした。
作成したグループのメンバーシップを編集できるユーザをグループメンバーにしておけば、サイト自体は変更できないが、ドキュメントライブラリだけアクセス権をユーザに自由に設定させることもできますので、そのような工夫もできる手段なのではないかと思います。
