はじめに
SharePointリストだと、「画像の挿入が簡単にできない」、「ファイルサーバリンクが機能しない」などが理由で情報共有の方法として候補から外れる場合、比較的なんでもできるOneNoteが対案で浮上すると思いますが、OneNoteのアクセス許可の管理方法を容易にする方法を書き記します。
OneNote運用時のポイント
OneNoteには大きく２つの方法でデータを保存する方法があります。この２つでアクセス許可の管理方法が大きく異なってきます。
- OneDriveやファイルサーバに保存する方法：いわゆる個人用のノート
- SharePoint上に保存する方法：いわゆるサイト共有のノート
今回取り上げるのは「SharePoint上に保存する方法」です。
アクセス権限の管理方法
結論から申しますと、SharePointサイトに紐づくSharePointグループでアクセス権限を制御します。サイトの固有権限で設定すると、自動的に以下のとおり権限が割り振られます。
- 管理者権限：管理者（フルコントロール）
- 編集権限：メンバー（編集）
- 閲覧権限：閲覧者（閲覧）
なお、SharePointでOneNoteを利用する際は、場合によっては初期設定でアクティベイトされていない可能性がありますので、管理者によりアクティベイトする必要があります。
アクティベイトする手順は以下のとおりです。
サイトの設定＞サイト機能の管理＞サイトのノートブックをアクティブ化で完了です。
SharePointでアクセス権限を管理するメリット
僕が考えるアクセス許可をSharePointで管理するメリットは以下のとおりです。
- OneNoteの保存場所に困らない：サイトにアクセスできる人がOneNoteをそのまま利用できる
- OneNoteのファイルを誤って削除してしまうリスクを回避できる：個人のOneDrive保存だとアカウントが削除されると消えてしまうリスクもあり
- アクセス権限の管理がしやすくなる：サイト管理者のみがOneNote（SharePointグループ）へのアクセス権を付与することができるようになる
- サイトに保存されるので我々社内SEが全体管理しやすい：OneNoteをサイト単位で管理できるようになるので、ユーザから何か言われた場合、管理者権限でいつでも確認できる
色々メリットを記載しましたが、社内SEからするとローカルやファイルサーバに好き勝手置かれるよりも、SharePointにある方が全体管理がしやすいのが一番のメリットかだと思います。
まとめ
以上で、『社内SEなら知っておいたほうがよいOneNoteのアクセス権限設定について』でした。OneNoteで情報共有の場として利用したい場合は、SharePointサイトを立ち上げるのが少々面倒ではあるかもですが（会社によってはサイト作成の権限を与えているかもしれませんが）、後々何か言われた際に管理しやすいという面もありますので、SharePointサイトでアクセス許可を管理するが最もよいと思います。
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