社内問い合わせフォームはTeams×SharePointリストを活用するメリットを紹介

はじめに

会社のDX推進で、「社内IT資産を徹底活用」といった漠然とした指令が下ることはあるかと思います。その中でMincrosoft365を使用している会社なら比較的ハードルが低いと思われるTeamsとSharePointリストを用いた問い合わせフォームのメリットをお伝えしたいと思います。

構築方法

こちらの記事にまとめてますので、詳細が必要な方はご確認ください。

社内SEならエンドユーザへの提案のために知っておいてもよい、Teamsのチーム内でSharePointリストの活用案

メリット

問い合わせナレッジの一元管理が可能（一部制約あり）

SharePointリストを問い合わせ窓口として活用すると、問い合わせ内容を一元管理できます。一元管理できれば、将来的に以下のことに役立てることができます。

• 蓄積したQ＆Aはナレッジとして活用でき、効率化に回答を得ることができる（質問者回答者双方）
• 蓄積した問い合わせ結果を生成AIの学習データとして読み込ませることで、優秀なチャットボットと化す

なおSharePointリストに制約により、1リスト5000件を超えると閾値エラーとなるため、5000件を超える前にスレッド情報をエクスポートしデータ退避し削除するまたは新リストに差し替えるなどの対応は必要となります。

※エクスポートはTeams、SharePointどちらからでも可能です。

MS365のストレージ容量の有効活用

MS365を契約するとテナント全体で1TB+(ユーザ数×10GB)のSharePointのストレージを利用することができます。個人な印象ですが、Teams、メール、Onedriveといった主要な機能を目的にMS365を契約している企業が多いのではと推測しております。そのためSharePointは二の次で、有効活用できていないと、このストレージ容量を利活用できておらず大変もったいない状態かと思います。（私の所属する会社でもそのような感じです。）

別途ファイルサーバ（オンプレorクラウドストレージ）を構築している場合、SharePointリストで管理できるものは徹底的に利用することで、ストレージの最適化に寄与し、経費の削減につながるのではないでしょうか。

慣れ親しんだTeamsと紐づけられる

Teamsは現代ビジネスの場においてなくてはならないツールです。代表的な利用用途として、社内でのコミュニケーションチャットツール、社内外とのWEB会議ツールですね。そのような必須ツールであるTeamsのチームに設置できるのは、非常にエンドユーザライクなのではと考えてます。

理由は入口がわかりやすいからです。たくさんのITツールで業務は成り立っているかと思いますが、その影響からか入口がわかりづらい状況になりがちです。入口がわかりづらいとせっかく良い仕組みを導入しても活用されにくい（しにくい）状況になるかと思います。

したがいまして、Teamsなら必ず使うツールですのでその入り口のわかりづらさのハードルは低くなるかと思います。

まとめ

以上で、『社内問い合わせフォームはTeams×SharePointリストを活用するメリットを紹介』でした。MS365をせっかく契約したのでしたら、使える機能はとことん使って、社内指示に答えていきましょう。