はじめに
「新Outlookに切り替えたら、設定画面がどこにあるかわからなくなった」 「そもそも署名って、何を書くのが正解なの？」
そんな悩みを持つ方に向けて、新Outlookでの署名設定方法とメール業務効率化に寄与する利用方法を解説します。一度設定してしまえば、日々のメール作成がぐっと楽になりますよ。
署名が必要な理由と最低限載せておきたい情報
署名が必要な理由は経験則ですが、主に以下のとおりです。なお取引する会社によっては意図的に署名を入れていないケースもありますので所属する会社の方針に合わせてください。
- 署名を見れば緊急時の電話番号がわかる（個人的に知りたい）
- 荷物の配送先情報を知りたい（署名の住所で良いですかと聞くだけで済むので作業効率があがる）
| 項目 | 内容 | 補足 |
| 会社名・部署名 | 株式会社〇〇 ○○部 | 正式名称で記載する。 |
| 氏名 | 署名 太郎 | フルネームで。 |
| 連絡先 | 郵便番号、住所、電話番号 | 自分の所属拠点、個人携帯番号があれば個人番号、なければ拠点電話番号 |
| メールアドレス | dummy@dummy.co.jp | メールヘッダでわかるがあえて書く |
署名の設定手順
- Outlook左上にあるファイル＞設定をクリックします。
- アカウント＞署名をクリックします。
- 「署名の追加」をクリックします。
- よく使うテンプレート文面を作成します。
- 「新しいメッセージの規定値を設定する」にチェックをいれると新規作成時にデフォルト設定されます。
- 「返信と転送の規定値を設定する」にチェックを入れると記載のとおり、返信時と転送時にも署名文書がデフォルト表示されます。
- 複数の署名作成ももちろん可能です。送信先の企業様に応じて使い分けられます。
署名の使い分け方法
作成した署名の使い分ける方法を解説します。なお新規作成時も返信・転送時すべて同じ手順のため新規作成ベースで解説します。
- 挿入タブ＞署名を選択します。初期表示は先ほどの規定値が設定されます。
- 作成した署名候補が表示されますので、使いたい署名を選択します。
- 以下のとおり選んだ署名が表示されます。
まとめ
以上で、『【基本】新Outlookで署名をデフォルト設定。作成方法と利用手順』でした。
これで新Outlookでの署名設定は完璧です。署名を上手く活用して、効率的なメール業務を行ってください。
なお、さらにより特定の業務に特化させることができる「テンプレートメール」というものもあり、それは宛先、CC、添付まですべてテンプレート化できるのですが、それはまた別の機会（ビジネス用でないプライベートアカウントでは設定できないので、、、）に紹介できそうなら紹介でたらと思います。
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